После возвращения в Украину нужно легализовать все документы: детали

Катерина Затулко адвокат, старший юрист АО “Expatpro”

Какие иностранные документы должны быть легализованы в Украине и как это сделать – подробнее в колонке для РБК-страна.

Все официальные документы, которые были выданы в другом государстве, для их использования в Украине должны быть легализованы. Такая же схема действует и с украинскими документами, выданными в Украине: чтобы использовать их за границей, также нужна легализация.

После вторжения РФ некоторые страны во многих случаях уже не предъявляют к украинским документам строгих требований. Но все же основные правила необходимо соблюдать.

Зачем нужна легализация документов за границей и в Украине и как еепровести – в колонке для TRAVEL РБК-Украина рассказала адвокат и старший юрист АО Expatpro Екатерина Затулко.

Какие документы можно не легализовывать в Украине

Во время войны некоторые страны временно принимают документы, выданные в Украине, без легализации только при наличии нотариального перевода.

Например, для назначения социальных выплат в Германии лица, обратившиеся за временной защитой, могут предъявлять свидетельства о рождении, свидетельства о браке, документы об образовании и так далее без их надлежащей легализации. Также в этом году немецкие высшие учебные заведения принимают документы украинских абитуриентов без требования по их легализации.

Украина таких упрощенных условий на период войны не вводила, поэтому все документы, изданные в других государствах, должны быть легализованы для их использования в Украине.

Исключение о легализации документов:

• паспорта;
• переписка;
• хозяйственные документы (ненотариальные договоры и акты приемки-передачи, счета, бухгалтерские и кадровые документы и так далее);
• банковские документы;
• разрешения на ношение оружия;
• водительское удостоверение и свидетельства о регистрации транспортных средств;
• нормативные акты и разъяснения к ним.

Фото: Исключение по легализации составляют в частности банковские документы (Виталий Носач/РБК-Украина)

Легализация и апостиль – в чем разница?

Легализация – это подтверждение компетентным органом страны (чаще всего это министерство юстиции или министерство иностранных дел), в которой был получен определенный документ, того факта, что этот документ выдан с соблюдением процедуры, по определенной законодательством форме, и на время его издания документ подписан уполномоченным на то лицом.

После получения печати о легализации нужно получить вторую печать в консульстве государства, в которой затем этот документ планируется использовать.

В случае, если вы уже находитесь в Украине с документами, выданными в иностранном государстве, то за легализацией следует обратиться в посольство/консульство Украины того государства, в котором был получен документ, а затем обратиться в Министерство иностранных дел Украины.

Есть ряд государств, подписавших конвенцию об отмене требования по легализации, предусматривающей проставление апостиля (Гаагская конвенция 1961 года).

На мой взгляд, апостиль – это упрощенная процедура легализации. Просто для проставления апостиля не нужно ходить в несколько органов, а каждое государство-участник конвенции назначило ответственный орган для проставления апостиля на определенном документе.

Фото: Документы апостилируются официальными органами, например, министерствами (Виталий Носач/РБК-Украина)

Так, например, документы, выданные в Украине для их использования заграницей, апостилируются следующими органами:

• Министерством юстиции Украины – документов, выдаваемых ЗАГСами, нотариусами, исполнителями, другими органами юстиции и судами;
• Министерством образования и науки Украины – документы об образовании;
• Министерством иностранных дел Украины – все остальные документы.

Форма апостиля установлена в конвенции. По сути, это штамп, который проставляют на самом документе или на листе, который пришивается непосредственно к документу.

Для применения документа за границей делается обычно перевод сертифицированным переводчиком, подпись которого заверяется нотариусом. Такой перевод подшивается к оригиналу документа с легализацией/апостилем.

В некоторых странах требуется двойной апостиль – первый апостиль проставляется как подтверждение действительности самого документа, а второй апостиль проставляется как подтверждение действительности подписи нотариуса на переводе.

Тем временем украинцы в Польше активно покупают подержанные автомобили. Но не все знают о документировании покупки и вариантах уплаты налога. Мы сообщали, что нужно знать о покупке подержанного автомобиля в Польше.