Лаконичность и шрифты. Как правильно писать письма в организации Германии
Украинским беженцам в Германии приходится переписываться с организациями по разным вопросам. Деловая переписка предусматривает соблюдение определенных стандартов.
Какие правила написания официальных писем в Германии следует учитывать украинцам, РБК-Украина рассказывает со ссылкой на ukrainianingermany.de.
Какая должна быть структура письма для организации
Деловое общение в Германии подразумевает определенную структуру официальных писем. Последовательное оформление поможет быстрее понять суть написанного и поспособствует более быстрому ответу.
Стандартная структура официального письма включает следующие основные части:
- Полный адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, нужно указать имя, адрес и номер телефона. Можно также добавить адрес электронной почты.
- Полный адрес получателя пишется ниже адреса отправителя. Место и дата выравнивают справа.
- Дату указывают в верхней правой части письма.
- Тема должна выражать основную цель письма. Назвать можно кратко, но понятно.
- Приветствие и обращение обязательны в начале обращения адресату. Это может быть Sehr geehrte Damen und Herren (Дорогие дамы и господа) или конкретная фамилия адресата.
- Текст письма – в основной части письма следует использовать формальную лексику, следует избегать бытовых формулировок.
- Завершение и прощание – письмо завершается соответствующими словами и прощанием, например Mit freundlichen Grüßen (С уважением). Следует писать формальные выражения.
- Подпись и имя – нужно указать свое имя.
При написании письма в организацию существуют определенные нормы размеров и шрифта. Обычно используют лист формата А4. Размер шрифта Arial или Times New Roman – 12 пунктов. Поля должны быть отведены сверху, слева, справа и снизу.
Фото: Оформление документов в Германии (gettyimages.com)
Согласно стандартам, официальное письмо должно быть лаконичным и четким. Перед отправкой письма по почте следует посмотреть на образцы подписания конверта.
Какие фразы используют при переписке по электронной почте
При написании электронных писем в Германии также важно соблюдать лаконичность и четкость изложения.
Общая структура электронного письма в Германии может выглядеть так:
- Тема письма. Она должна быть короткой, но точно отражать содержание письма. К примеру, “Наша запланированная встреча 3 декабря”.
- Приветствие. После приветствия ставится запятая: “Уважаемый господин Герхард,” или “Здравствуйте, госпожа Ланге”.
- Вводное предложение. Это краткое описание цели письма без подробностей. Например:
- Их schreibe Ihnen in Bezug auf Ihre Anfrage vom 3 ноября. (Обращаюсь к вам в связи с вашим запросом от 3 ноября).
- Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage (Спасибо за ваше электронное письмо/запрос Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage).
- Ich schreibe Ihnen, weil (…) (Я пишу вам, потому что…).
- Ich gerne (ein Folgetreffen vereinbaren möchte) (Я хотел бы (организовать следующую встречу).
Фото: Помощь украинцам в Германии (gettyimages.com)
- Основная часть. Здесь подробнее раскрывают мысли и предложения. Писать нужно сжато.
- Последнее предложение. Можно кратко подытожить свое обращение или выразить надежду на дальнейшее сотрудничество или ответ. В официальных письмах заключительное предложение может выглядеть так:
- Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören. (Я с нетерпением жду вашего ответа).
- Vielen Dank im Voraus (Заранее спасибо).
- Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. (Если у вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь со мной).
- Прощание и имя. Заканчивается письмо формальным прощанием: Mit freundlichen Grüßen (С уважением), после чего указывают свое имя.
Вместе с тем в неформальном общении с друзьями для приветствия используют фразы “Liebe/r” или “Hallo…”, а при прощании такие: Liebe Grüße (С наилучшими пожеланиями), Bis bald (До скорой встречи), Mach’s gut (Береги себя).
Также мы рассказывали, что украинским беженцам следует знать о правилах подработки в Германии.